Snapbooks Kontrakt ikon

Hvordan bruke Snapbooks

Innhold

Selv om mange får faktura tilsendt via EHF er det en del faktura (og kvitteringer) som fremdeles kommer på epost. Spesielt fra utlandet. Det kan være tidkrevende å videresende disse til Snapbooks appen, og lett å glemme.

Heldigvis finnes det noen metoder man kan bruke for å gjøre dette lettere. Automatisk videresending av epost er en av de. De fleste epostklienter har mulighet for å sette opp regler for automatisk videresending. Her er en oppskrift på hvordan sette dette opp i Gmail (privat eller Google Workspace konto).

Godkjenning av videresendingsadresse

Først må du finne din Snapbooks epostadresse. Denne finner du i appen øverst i skjermbildet «Innstillinger».

Snapbooks app Innstillinger

I dette eksemplet er epostadressen onweb@in.snapbooks.app. Når man videresender en epostfaktura til denne adressen vil den dukke opp i Snapbooks appen. For å sette opp automatisk videresending logger du deretter inn i Gmail kontoen din og trykker på «tannhjulet» i toppen og deretter «se alle innstillinger»:

Gmail Se alle innstillinger

Her får du opp alle mulige innstillinger i Gmail. Vi skal til punktet «Videresending og POP/IMAP». Trykk deretter «Legg til en adresse for videresending» og skriv inn Snapbooks epostadressen din.

Når du gjør dette vil Gmail sende en godkjenningskode til epostadressen du nettopp la inn. Denne eposten, og godkjenningskoden, kan du finne igjen i appen under «Dokumenter». Åpne dokumentet og finn godkjenningskoden litt lengre ned i epost-teksten. Legg deretter inn den 4-8 sifrede godkjenningskoden i Gmail rett under knappen «Legg til en adresse for videresending». Hvis alt gikk greit har du nå godkjent Snapbooks-adressen din for videresending.

Videresendingsregel

Nå kan du gå tilbake til innboksen i Gmail. Herifra benytter du søkeboksen i toppen til å lage et søk som «finner» de epostene du ønsker å videresende. For å få ekstra utvalg kan du klikke på ikonet helt til høyre inne i søkeboksen. I eksemplet under har jeg fyllt ut emne-feltet med «Faktura Bergen Fiber» og valgt «Har vedlegg». Foreløpig fungerer Snapbooks best med faktura eller kvitteringer som kommer som epost-vedlegg.

Snapbooks app Søk

Trykk deretter «Søk» for å se om søkeutvalget finner de epostene du gjerne skulle videresendt. I mitt tilfelle ser det ut til å passe bra:

Gmail søk
For å opprette en regel for dette utvalget trykker du igjen på ikonet helt til høyre i søkeboksen. Deretter trykker du «Opprett filter» i stedet for «Søk». Du får da mulighet til å sette opp en egen filter-regel for søkeutvalget du nettopp laget. Det betyr at all epost du får som passer med søket vil utføre de aktivitetene du velger. I mitt tilfelle har jeg valgt å arkivere meldingen, samt videresende meldingen til epostadressen vi satte opp i steg 1:
Gmail opprett filter

Trykk «Opprett filter» og du er ferdig 🙂 Nye faktura jeg får fra Bergen Fiber vil nå sendes automatisk til Snapbooks appen. Du kan lage så mange søk og filter du ønsker. Jeg anbefaler å lage filter for hver leverandør.