Et bilag er en dokumentasjon for en økonomisk hendelse, dette kan være faktura og kontantkvitteringer. De kan være en bekreftelse på et kjøp eller salg, men kan også være dagsrapporter fra kassasystemer.
For å ha en godkjent faktura så er det noen minimumskrav som skal være på en salgsfaktura, dette gjelder både om bedriften mottar en faktura eller sender ut:
- Dato for utsendelse og forfallsdato
- Fakturanummer, disse skal være forhåndsnummererte. Dette vil si om bedriften bruker et regnskapsprogram så gir programmet nummer til fakturaene for bedriften. Om det skrives faktura på papir så må disse være forhåndsnummererte også kalt “blankettnummer”, men denne løsningen anbefales ikke.
- Selgers foretaksnavn, adresse, organisasjonsnummer
- Må stå “foretaksregisteret” i forbindelse med organisasjonsnummeret. Dette gjelder AS, ASA og NUF registrerte foretak. Det må også stå skrevet «MVA” bak organisasjonsnummeret om bedriften er registrert i Merverdiregisteret.
- Kjøpers navn/ foretaksnavn, adresse og organisasjonsnummeret
- Beskrivelse av varen eller tjenesten som også beskriver antall, omfang eller mengde av produktet eller tjenesten.
- Hvor leveringsstedet og tidspunktet.
- Totalsummen som må betales
- MVA og andre avgifter om det er aktuelt
- Summering av de forskjellige MVA-satsene hver for seg.
Hva av bilaget skal sendes inn?
Når en faktura har flere sider så er det viktig å sende inn alle sidene. Grunnen til dette er at hver side inneholder informasjon som er nødvendig dokumentasjon. Slik som listen nevner over er det en del informasjon som må være synlig og denne informasjonen er på originalbilaget – derfor er det viktig at den sendes inn, med alle sidene.
Om bilagene henviser til et vedlegg så må disse også legges ved. Dette kan være varespesifikasjon, pakkseddel eller følgeskriv, disse kalles underbilag.
Om kravene ovenfor er oppfylt så er det også viktig og tenke på dette;
- Kjøpet bedriften har gjort må være relevant for næringen
- Det må fremkomme tydelig hva som står på bilaget. Som vil si at tar du bilde av en kvittering så må teksten på hele kvitteringen være leselig og tydelig, altså ikke være av typen som har ligget for lenge i lommeboken og det ikke er lengre mulighet for å kunne leses.
- Oppbevarer du kvitteringene i papirform så må det kunne oppbevares i minimum 5 år, unntaket er når kvitteringene er oppbevart elektronisk (f.eks i en skylagring, ekstern harddisk, PC/Mac, minnepenn o.l) kan papirkvitteringen kastes.
Kreditnota er et bilag som utsendes som en erstatning for en tidligere bilag. Denne viser at en kunde har et beløp til gode som vil se den reverserer det opprinnelige bilaget. Dette er ofte i forbindelse med retur av kjøpte varer, prisavslag men også om det forekommer feil på originalfakturaen. Kvitteringene, fakturaene og kreditnotaene må også vise MVA satsen for varene/tjenestene.
Men det er også bilag/ dokumentasjon som ikke behøver å sendes inn:
Dette kan være kontoutskrift som en bekreftelse på et kjøp, for eksempel at det gikk ut 1500 kr for en betaling til Snapbooks AS, er ikke et godkjent bilag- må ha et tydelig bilde av originalfakturaen. MEN! Kontoutskriften kan være godkjent bilag for innbetaling for salg eller for kontooverføringer, da dette ikke påvirker skatt og MVA.
Så hvorfor er dette så viktig?
For det første er det viktig at bedriften har god økonomisk kontroll på inntekter og utgifter, men også fordi bedrifter har mulighet for fradrag. Skatteetaten har som krav for dokumentasjon (relevant for bedriften) for å kunne få et skattefradrag, fradrag på MVA, så er ikke bilaget tydelig eller ikke sendt inn så vil ikke bedriften få fradragene. Ved at kravet fra Skatteetaten er satt slik, så skal de kunne sjekke opp i transaksjonen bedriften gjorde for 5 år siden.
