Hvordan avholde en generalforsamling?

Første gang du skal avholde en generalforsamling og usikker på hvordan du skal gjøre det?

Vell, la oss hjelpe deg! 

Hvor ofte skal det avholdes? 
Dette er det viktigste møte i et selskap, organisasjon eller forening, og det er pliktig å avholde minst et møte i året. Den må avholdes innen seks måneder etter utgangen av hvert regnskapsår, og det vil si at møte må avholdes innen 30. juni i påfølgende år. Dette møte regnes som et ordinær generalforsamling, avholdes det flere i løpet av året betegnes disse som ekstraordinære generalforsamlinger. 

En ekstraordinær generalforsamling 
Ved behov kan styret kalle inn, men i aksjeloven sier også at revisor eller aksjonærer kan kreve at styret kaller inn til møte. 

En forenklet generalforsamling 
I henhold til aksjeloven om forenklet generalforsamling sier at dersom ingen aksjeeier motsetter seg det kan en sak behandles uten et fysisk møte, men ved hjelp av digitale muligheter.  

Hvor skal møte avholdes? 
Som et utgangspunkt så skal møte avholdes i den kommunen der selskapet holder til på et eget kontor – om ikke annet er skrevet ned i selskapets vedtekter. Om det skulle være en utfordring eller vanskelig å avholde et fysisk møte så er det også mulig å kalle inn til et digital møte, men da må alle deltakerne bekrefte at dette er greit.  

Generalforsamlingsprotokoll – hva er det og hva skal den inneholde? 
Det er noen forskjeller mellom en ordinær/ ekstraordinær og en forenklet generalforsamlingsprotokollene. 

Protokollen for ordinær/ ekstraordinær skal inneholde: 

  • Hvilket selskap som avholder generalforsamlingen 
  • Dato og sted 
  • Hvor mange aksjer som var representert 
  • Godkjenning av innkallingen 
  • Sakene som har vært til behandling /vedtak som er gjort 

Protokollen må signeres av møtelederen og en annen person som er valgt av generalforsamlingen som er tilstede på møtet.  

Om det er en forenklet generalforsamling skal protokollen inneholde: 

  • Opplysning om hvilket selskap som avholde generalforsamlingen 
  • Dato og sted 
  • Fortegnelse over hvilke aksjeeiere som deltok i behandlingen av sak 
  • Oversikt over saker som har vært til behandling og hvilke vedtak som ble gjort 
  • Signatur fra styreleder på signeringstidspunktet, eller av den som er utpekt av generalforsamlingen 

Hva skal avgjøres på en generalforsamling? 
På en ordinær generalforsamling så skal det godkjennes årsregnskap, årsberetning og utdelingen av eventuelt utbytte. Her vil det også bestemmes andre vedtekter i selskapet eller endringer som skal gjøres. Det er egentlig ingen begrensninger for hvilke saker som kan tas opp, men det er mest vanlig å ta opp større saker for eksempel sammenslåinger med andre selskaper eller oppdeling av selskapet (også kalt fusjon eller fisjon), men også eventuelle oppløsning av selskapet.