Hvordan avholde et styremøte?
Har du en rolle som daglig leder eller styreleder så har du ansvar for å forberede saker som skal styrebehandles, ofte blir konkrete oppgaver delegert til ulike ledere, f.eks økonomisjef eller andre i administrasjonen. Men en av de oppgavene er å skrive en agenda for styremøtene.
Hva er en agenda og hvordan bør den se ut?
For det første så er det ingen fasit på hvordan en agenda skal settes opp – og derfor kan det være en utfordring å utforme den på best mulig måte.
For å slippe å skrive en ny hver gang så kan det utarbeides en mal som kan redigeres igjen og igjen – spesielt når det gjelder de faste sakene. Men det er da viktig å være nøye på redigeringen.
Noe av det som må redigeres for hvert møte er
- Saksnummer
- Møtested
- Tid
- Form ( om det er fysisk møte på et kontor, eller elektronisk)
Det er også viktig at agendaen deles på en sikker måte og at alle mottar den. Agendaen bør minimum inneholde:
- Saker som skal behandles
- Hvem som er saksansvarlig
- Saksbeskrivelser
- Saksdokumentasjon
- Og eventuelt forslag til styrevedtak. Dette for at styret skal ha en tilfredsstillende behandlingsgrunnlag av sakene.
Hvordan utforme en god agenda?
Prosessen kan forenkles og fortsatt se profesjonell ut med noen enkle grep på hvordan informasjonen struktureres, som kan for eksempel være noe slik:
Ved å bruke modellen for å strukturere agendaens innhold på en slik måte så er det en oppskrift å følge før møtene, det kan også bli enklere å holde en oversikt over hvor i skriveprosessen man er. Inkluderes alle punktene i modellen så er det og en sikkerhet at aksjeloven følges men også at alt er tilrettelagt for en effektiv styrebehandling.
Det er noen faste tema som må være med – hva menes med det?
En av punktene i modellen er tema, men hva er det? Mange selskaper har en fast agenda og faste saker som tas opp og behandles i sine styremøter, men å organisere dem tematisk gir styrearbeidet en struktur og oversikt. Noen av temaene som må tas opp er lovpålagte etter aksjeloven, mens andre vil være avhengig av hvilken type selskap det er.
Men de lovpålagte temaene som krever at styret behandler er:
- Økonomi (at selskapet har kontroll)
- Drift (hvordan det går med daglig ledelse)
- Strategi (hvilke planer selskapet har, om det må nye strategier på plass eller om noen som allerede er må endres)
- Organisering av selskapet (
Noen eksempler på andre type agendapunkter som vil variere basert på hvilken type selskap det er, innen hvilken bransje, størrelse og livssyklus, de kan være:
- Investeringer
- Marked
- Prosjekter
- Styret
- Risikostyring
Det finnes ulike sakstyper, og vi kan grov inndele dem i tre; orientering, beslutning og diskusjon. Denne er for å kunne gjøre en møtegjennomføring sikrest og mest mulig effektiv, og det å gjøre styret oppmerksom på hva slags sakstype sakene ligger under vil kunne hjelpe styre med forberedelser og bistå med å behandle sakene i møtene effektivt.
Hvor ofte skal møtene være og hvem skal lede styremøtene?
Aksjeloven forteller at daglig leder skal gi styret en underretning om selskapet, og dette skal skje hver 4. måned. Slike underretninger blir oftest praktisert som styremøter.
Daglig leder har i ansvar å forberede sakspapirer og saker som må behandles av styret, men dette i samråd med styreleder, men det styreleder som er ansvarlig for å gjennomføre styremøtene. Så derfor er det viktig å være forberedt og ha kjennskap til det som skal behandles.
