Hvordan bruke Snapbooks

Om Snapbooks

Takk for at dere vil bli kunde i Snapbooks!

Snapbooks er regnskapskontor og programvare i ett og vi tilbyr fortløpende regnskap til fastpris.
Vi har 3 ord som vi ønsker skal beskrive tjenesten:

• • Kontroll = Alltid oppdaterte tall og automatisert kommunikasjon

• • Tilgjengelig = Regnskapet og regnskapsfunksjoner er alltid tilgjengelig lommen

• • Enkelt = Alt bygges ut ifra kundefokus og brukervennlighet

For at vi skal kunne holde oss på fastprisen er det viktig at Snapbooks brukes slik det er ment.
Dette vil gjøre jobben enklere for oss og dere vil få en bedre opplevelse.

Onboarding

Det er viktig at onboardingen av kunde skjer så raskt som mulig etter oppdragsavtale er signert slik at vi kommer i gang med å gi den tjenesten vi ønsker. Uten en fullstendig onboarding blir det ikke en god tjeneste for kunde og vi blir lite effektive.

I en onbarding så må følgende på plass :

• • ID kontroll

• • Bankintegrasjon

• • Signering av oppdragsavtale og samordnet registermelding

• • Bekreftelse fra tidligere regnskapsfører

Vi vil bistå kunden med dette. 

Startdato for oppdraget

Kom i gang med betaling og fakturering

Før man kan betale faktura og sende ut faktura gjennom Snapbooks appen så må man velge standardkonto. Standardkonto er den kontoen du vil ha penger inn på og den konto du vil betale regninger fra. Valg av standardkonto kan man gjøre enkelt i appen:

Betaling av faktura

Alle regninger adressert til firmaet skal betales i Snapbooks. Dette kan gjøres enkelt i appen:

Ved å betale gjennom appen vil dette føre til at:

• • Betalinger vil bli lagt til godkjenning i banken med riktig forfallsdato og beløp. Husk: Betalingen må tilslutt godkjennes i banken. ( I fremtiden vil man slippe dette og gjøre alt i appen)

• • Snapbooks avstemmer faktura med bank automatisk

• • Regnskapet og kostnader blir oppdatert automatisk

Faktura / Kreditnota

All fakturering bør skje fra Snapbooks. Dette kan gjøres enkelt i appen.

Ved å fakturere gjennom appen vil dette føre til at:

• • Faktura bli sendt som EHF eller som vedlegg til kundens epostadresse

• • Faktura blir automatisk bokført i regnskapet

• • Regnskapet og omsetning blir oppdatert automatisk

• • Faktura vil forsvinne fra liste over ubetalte regninger ved betaling

• • Du vil få melding om at faktura er betalt

Man kan også enkelt kreditere eller duplisere en faktura. Dette gjør man ved å gå inn på Salgsfaktura knappen og velge gjeldende faktura.

Purringer / Inkasso

Snapbooks kommer snart med automatisk purring på utsendt faktura.

Mulighet for å sende faktura til inkasso kommer iløpet av 2023.

Opplasting av kvitteringer og utlegg

Opplasting av kvitteringer og utlegg gjøres i appen.

Velg last opp dokument fra «+» på hovedskjerm. Husk å legge til alle relevante sider på fakturaen. Dette gjøres ved å trykke «Legg til ny side».

Etter du har trykket «Last opp dokumentet» blir du sendt til en «Erklæringsside». Her kan du velge betalingsmåte, kategori, beskrivelser, prosjekt og reise.

Ved å legge inn mest mulig nøyaktig informasjon på hvert bilag så vil det bidra til mindre støy for alle og vi kan bokføre denne i det øyeblikket vi får den.

Lønn

Snapbooks skal være ansvarlig for lønnskjøring. For at dette skal skje på en best mulig måte så må:

• • Kunden informere om lønnsutbetalingsdato ved oppstart

• • Kunden må sende fullstendig lønnsgrunnlag til Snapbooks senest 5
    virkedager før lønningsdato.

• • Kunden må informere Snapbooks om endring i arbeidsforhold

• • Kunden må betale i banken i henhold til leverte betalingslister fra Snapbooks. Dette gjelder lønn, arbeidsgiveravgift og forskuddskatt

Altinn

Snapbooks har tilgang til kundens Altinn konto, men kunden har selv ansvar for å få med seg hva som kommer inn der av brev og meldinger.

Rådgivning

For at vi skal kunne holde fastprisene på regnskap så er det viktig at vi har et køsystem på innkommende henvendelser. Det vil si at rådgiving skal bestilles på våre hjemmesider.

Rådgivning som ikke gjelder programvare / system koster 390,- pr halvtime.

Rådgivning kan bestilles her: Rådgivning – Snapbooks

Meldingssystem

Vi vil gjerne ha enkle spørsmål som ikke er rådgivning inn i meldingssystemet i appen. Her vil kunden også få svar fra Snapbooks, det vil da komme en notifikasjon om dette. En stor fordel med meldingssystemet vs epost er at all kommunikasjon til enhver tid vil ligge i appen og er lett tilgjengelig. 

EHF og bilagsmottak

Snapbooks tar i mot EHF. Det er viktig at alle leverandører får beskjed om at dere vil ha faktura sendt på EHF. Ved mottak av EHF vil kunden få melding om dette i appen og den bli tilgjengelig i appen under knappen «Kjøpsfaktura» hvor den kan både betales og leses.

Les mer om EHF her: Hva er EHF? – Snapbooks

Hvis ikke faktura kan sendes på EHF er det viktig at leverandører får beskjed om å sende på dere unike Snapbooks epost adresse. Da vil sendt faktura komme direkte i inn i regnskapssystem til oss og vi kan bokføre den.

Den unike Snapbooks eposten kan også brukes av kunden for å enkelt kunne videresende vedlegg rett inn i regnskapssystemet.

For å finne deres unike Snapbooks epost må dere inn i appen under innstillinger:

MVA

Årsoppgjør

For at Snapbooks skal kunne ta årsoppgjøret for kunden er det viktig at vi har all nødvendig informasjon i hende før 15 jan det på følgende året. Informasjon som skal sendes inn er:

• Årsoppgave bank
• Årsoppgave lån
• Årsoppgave OTP
• Årsoppgave forsikring
• Kontoutskrifter på alle kontoer for hele året
• Varelager 31/12
• Kontantbeholdning